Pengenalan
Dalam dunia bisnis, komunikasi yang efektif antara seorang sekretaris dengan pimpinan sangatlah penting. Salah satu bentuk komunikasi yang sering terjadi adalah melalui telepon. Percakapan melalui telepon ini memegang peranan penting dalam menjaga hubungan yang baik antara sekretaris dan pimpinan.
Menjawab Telepon
Ketika menerima panggilan telepon, sekretaris harus menjawab dengan sopan dan ramah. Sebelumnya, pastikan untuk menyebutkan nama perusahaan dan nama diri sendiri. Misalnya, “Selamat pagi, Anda sedang berbicara dengan Sekretaris PT ABC, saya adalah [nama Anda]. Ada yang bisa saya bantu?” Hal ini akan memberikan kesan profesionalisme kepada penelepon.
Menyampaikan Pesan
Setelah menjawab telepon, sekretaris harus mampu menyampaikan pesan secara jelas dan terstruktur. Pastikan untuk mencatat pesan dengan baik dan mengulanginya untuk memastikan tidak terjadi kesalahpahaman. Jika ada informasi yang perlu disampaikan kepada pimpinan, pastikan untuk mencatatnya dengan baik agar tidak terlewatkan.
Mengatur Jadwal
Sekretaris juga bertanggung jawab untuk mengatur jadwal pimpinan. Melalui telepon, sekretaris dapat mengonfirmasi atau membuat janji dengan orang lain. Pastikan untuk menanyakan ketersediaan pimpinan sebelum membuat janji dan mencatatnya dengan baik. Jika ada perubahan jadwal, segera hubungi pihak yang terkait untuk memberitahukannya.
Menghubungkan Panggilan
Terkadang, sekretaris harus menghubungkan panggilan telepon kepada pimpinan. Pastikan untuk menanyakan terlebih dahulu kepada pimpinan apakah ia dapat menerima panggilan tersebut. Jika pimpinan tidak dapat dihubungi, berikan pilihan kepada penelepon untuk meninggalkan pesan atau mencoba kembali nanti.
Menyimpan Catatan
Percakapan melalui telepon juga seringkali menghasilkan informasi penting. Oleh karena itu, penting bagi sekretaris untuk menyimpan catatan dengan baik. Catatan ini akan sangat berguna jika ada informasi yang perlu diingat kembali di kemudian hari.
Menangani Keluhan
Sekretaris juga dapat menerima panggilan telepon yang berisi keluhan atau masalah dari pihak eksternal. Dalam hal seperti ini, sekretaris harus tetap tenang dan mendengarkan dengan baik. Cobalah untuk mencatat keluhan atau masalah yang disampaikan dan pastikan untuk menginformasikannya kepada pimpinan sesegera mungkin.
Menutup Percakapan
Setelah percakapan melalui telepon selesai, pastikan untuk menutupnya dengan sopan. Ucapkan terima kasih kepada penelepon dan pastikan tidak ada lagi yang perlu ditanyakan atau disampaikan sebelum menutup panggilan.
Kesimpulan
Percakapan sekretaris dengan pimpinan melalui telepon adalah bagian penting dari komunikasi bisnis. Dalam percakapan ini, sekretaris harus menjaga sopan santun, menyampaikan pesan dengan jelas, mengatur jadwal dengan baik, menghubungkan panggilan dengan benar, menyimpan catatan dengan baik, menangani keluhan dengan bijak, dan menutup percakapan dengan sopan. Dengan melakukan hal-hal tersebut, hubungan antara sekretaris dan pimpinan dapat terjaga dengan baik.