Surat dinas pengambilan raport adalah surat resmi yang digunakan untuk mengajukan permohonan pengambilan raport siswa dari sekolah. Surat ini biasanya ditujukan kepada pihak sekolah atau guru kelas untuk meminta izin dan jadwal pengambilan raport. Dalam surat ini, terdapat beberapa informasi penting yang perlu disertakan, seperti identitas pengirim, alasan pengambilan raport, dan tanggal serta waktu yang diinginkan.
Format Surat Dinas Pengambilan Raport
Surat dinas pengambilan raport harus disusun dengan format yang jelas dan sesuai dengan aturan penulisan surat resmi. Berikut adalah contoh format surat dinas pengambilan raport:
[Nama Instansi Pengirim]
[Alamat Instansi Pengirim]
[Nomor Telepon Instansi Pengirim]
[Email Instansi Pengirim]
[Tanggal Surat]
Kepada Yth.
[Nama Kepala Sekolah/Guru Kelas]
[Nama Sekolah]
[Alamat Sekolah]
Perihal: Permohonan Pengambilan Raport
Dengan hormat,
Kami yang bertanda tangan di bawah ini:
[Nama Pengirim]
[Jabatan Pengirim]
[Alamat Pengirim]
[Nomor Telepon Pengirim]
[Email Pengirim]
Dalam hal ini, kami ingin mengajukan permohonan pengambilan raport siswa:
[Nama Siswa]
[Kelas]
[Nomor Induk Siswa]
Adapun alasan pengambilan raport ini adalah:
[Alasan Pengambilan Raport]
Kami mengajukan permohonan ini dengan harapan dapat diizinkan untuk mengambil raport pada:
[Tanggal]
[Waktu]
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
[Jabatan Pengirim]
Cara Membuat Surat Dinas Pengambilan Raport yang Baik
Agar surat dinas pengambilan raport dapat diterima dengan baik oleh pihak sekolah, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:
1. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Formal
Dalam penulisan surat dinas, gunakan bahasa yang sopan dan formal. Hindari penggunaan bahasa yang kasar atau tidak pantas.
2. Jelaskan Alasan Pengambilan Raport dengan Jelas
Sertakan alasan yang jelas mengapa raport perlu diambil. Misalnya, raport akan digunakan untuk kepentingan administrasi atau evaluasi belajar siswa.
3. Tentukan Tanggal dan Waktu yang Sesuai
Tentukan tanggal dan waktu pengambilan raport yang sesuai dengan jadwal yang ditentukan oleh sekolah. Pastikan untuk memberikan informasi ini dengan jelas dalam surat.
4. Sertakan Identitas Pengirim
Sebagai pengirim surat, sertakan identitas lengkap seperti nama, jabatan, alamat, nomor telepon, dan email. Hal ini memudahkan pihak sekolah untuk menghubungi jika ada pertanyaan atau konfirmasi.
Kesimpulan
Surat dinas pengambilan raport merupakan surat resmi yang digunakan untuk mengajukan permohonan pengambilan raport siswa dari sekolah. Dalam surat ini, perlu disertakan identitas pengirim, alasan pengambilan raport, serta tanggal dan waktu yang diinginkan. Pastikan surat ini disusun dengan format yang jelas dan sesuai dengan aturan penulisan surat resmi. Dengan mengikuti panduan ini, diharapkan surat dinas pengambilan raport dapat diterima dengan baik oleh pihak sekolah.