Telepon merupakan salah satu alat komunikasi yang penting dalam dunia bisnis. Dalam menjalankan tugasnya, seorang sekretaris seringkali harus melakukan percakapan telepon keluar untuk berbagai keperluan, seperti mengatur jadwal, mengonfirmasi pertemuan, atau memberikan informasi kepada pihak lain. Percakapan telepon keluar sekretaris harus dilakukan dengan profesionalisme dan kejelasan agar pesan dapat tersampaikan dengan baik. Berikut ini adalah contoh-contoh percakapan telepon keluar yang biasa dilakukan oleh seorang sekretaris.
1. Mengatur Jadwal Meeting
Sekretaris: Halo, apa kabar? Saya ingin mengatur jadwal meeting dengan Bapak/Ibu. Apakah Bapak/Ibu memiliki waktu luang minggu depan?
Klien: Ya, saya memiliki waktu luang. Apa tanggal yang Anda usulkan?
Sekretaris: Bagaimana jika kita bertemu pada hari Rabu, tanggal 15 September pukul 10 pagi?
Klien: Baik, saya catat. Di mana lokasi pertemuan tersebut?
Sekretaris: Pertemuan akan dilakukan di ruang rapat kami di lantai 5.
2. Mengonfirmasi Pertemuan
Sekretaris: Halo, saya sekretaris dari perusahaan XYZ. Saya ingin mengonfirmasi pertemuan yang sudah dijadwalkan dengan Bapak/Ibu pada hari Jumat, tanggal 20 September pukul 14.00.
Klien: Ya, saya masih bisa hadir pada waktu tersebut.
Sekretaris: Baik, kami tunggu kehadiran Bapak/Ibu di ruang rapat kami di lantai 7.
3. Memberikan Informasi
Sekretaris: Halo, saya sekretaris dari perusahaan ABC. Saya ingin memberikan informasi terkait acara seminar yang akan diadakan.
Klien: Ya, saya tertarik dengan acara tersebut. Kapan dan di mana acara tersebut akan dilaksanakan?
Sekretaris: Acara seminar akan dilaksanakan pada hari Kamis, tanggal 25 September di Hotel XYZ. Apakah Bapak/Ibu berminat untuk menghadiri acara tersebut?
Klien: Ya, saya berminat. Terima kasih atas informasinya.
4. Mengonfirmasi Pesanan
Sekretaris: Halo, saya sekretaris dari perusahaan XYZ. Saya ingin mengonfirmasi pesanan yang telah Bapak/Ibu lakukan.
Klien: Ya, saya telah melakukan pesanan. Apakah pesanan sudah siap untuk diambil?
Sekretaris: Ya, pesanan Bapak/Ibu sudah siap. Silakan datang ke kantor kami untuk mengambilnya pada jam kerja.
5. Mengirim Undangan
Sekretaris: Halo, saya sekretaris dari perusahaan ABC. Saya ingin mengirim undangan untuk acara peringatan ulang tahun perusahaan kami.
Klien: Ya, saya akan sangat senang untuk hadir. Di mana dan kapan acara tersebut akan dilaksanakan?
Sekretaris: Acara peringatan ulang tahun kami akan dilaksanakan pada hari Jumat, tanggal 10 Oktober di Ballroom Hotel XYZ. Kami akan segera mengirim undangan resmi kepada Bapak/Ibu.
Dalam menjalankan tugasnya, seorang sekretaris perlu memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan efektif. Percakapan telepon keluar menjadi salah satu aspek penting dalam menjaga hubungan bisnis yang baik dengan klien dan pihak lain. Dengan menggunakan contoh-contoh percakapan telepon keluar di atas, diharapkan dapat membantu sekretaris dalam menjalankan tugasnya dengan lebih profesional dan efisien.