Mail merge adalah fitur yang berguna dalam pengolahan data di Microsoft Word. Dengan mail merge, Anda dapat menggabungkan data yang ada di sumber eksternal, seperti spreadsheet atau basis data, dengan dokumen Word Anda. Salah satu poin penting dalam mail merge adalah memberi titik pada data yang dihasilkan. Dalam artikel ini, kami akan membahas cara memberi titik pada mail merge dengan langkah-langkah yang sederhana.
1. Persiapkan Data Anda
Langkah pertama dalam memberi titik pada mail merge adalah mempersiapkan data Anda. Pastikan Anda memiliki data yang akan digunakan dalam mail merge, seperti daftar nama atau angka yang akan ditampilkan dengan titik sebagai pemisah desimal.
2. Buka Dokumen Word Anda
Selanjutnya, buka dokumen Word Anda yang akan digunakan untuk mail merge. Anda dapat membuat dokumen baru atau menggunakan dokumen yang sudah ada.
3. Mulai Mail Merge
Setelah dokumen Word terbuka, pergi ke tab “Mailings” di menu atas. Di sana, Anda akan menemukan grup “Start Mail Merge”. Klik tombol “Start Mail Merge” dan pilih opsi “Step by Step Mail Merge Wizard”.
4. Pilih Jenis Dokumen
Dalam wizard mail merge, Anda akan diminta untuk memilih jenis dokumen yang ingin Anda buat. Pilih opsi yang sesuai dengan kebutuhan Anda, misalnya “Letters” untuk membuat surat atau “Email Messages” untuk membuat email.
5. Pilih Sumber Data
Langkah berikutnya adalah memilih sumber data untuk mail merge. Pilih opsi “Use an existing list” jika Anda sudah memiliki data yang akan digunakan. Jika tidak, Anda dapat memilih opsi “Type a new list” untuk membuat data baru.
6. Sambungkan ke Sumber Data
Setelah memilih sumber data, Anda perlu menyambungkan dokumen Word Anda dengan sumber data tersebut. Klik tombol “Browse” atau “Connect to New Data Source” tergantung pada opsi yang Anda pilih sebelumnya.
7. Atur Data yang Akan Ditampilkan
Setelah berhasil menyambungkan ke sumber data, Anda dapat mengatur data yang akan ditampilkan dalam dokumen Word. Pilih tabel atau query yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan klik tombol “OK”.
8. Sisipkan Kolom dengan Titik
Untuk memberi titik pada data yang dihasilkan, Anda perlu mengedit tata letak dokumen Word. Pada bagian dokumen yang ingin Anda sisipkan titik, masukkan tanda kurung kurawal ({}) di sekitar nama kolom yang akan ditampilkan dengan titik.
9. Selesaikan Mail Merge
Setelah menyelesaikan pengaturan tata letak, klik tombol “Next” pada wizard mail merge untuk melanjutkan ke langkah berikutnya. Anda dapat memilih opsi “Preview your letters” untuk melihat hasil mail merge sebelum menyelesaikannya.
10. Simpan dan Selesaikan
Terakhir, simpan dokumen Word Anda dan klik tombol “Finish & Merge” pada wizard mail merge. Pilih opsi “Edit Individual Documents” jika Anda ingin mengedit setiap dokumen hasil mail merge secara terpisah. Jika tidak, pilih opsi “Print Documents” atau “Send Email Messages” tergantung pada jenis dokumen yang Anda buat.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat dengan mudah memberi titik pada mail merge Anda. Pastikan untuk mengedit tata letak dokumen sesuai dengan kebutuhan Anda. Selamat mencoba!
Kesimpulan
Mail merge adalah fitur yang berguna dalam menggabungkan data dengan dokumen Word. Memberi titik pada mail merge dapat dilakukan dengan mengatur tata letak dokumen dan menggunakan tanda kurung kurawal {}. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat memberi titik pada mail merge dengan mudah dan menghasilkan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Jangan ragu untuk mencoba teknik ini dan eksplorasi fitur-fitur lainnya dalam mail merge untuk meningkatkan efisiensi kerja Anda.