Apakah Anda seorang guru yang ingin membuat kartu ujian dengan mudah dan efisien? Jika iya, menggunakan mail merge dalam program pengolah kata seperti Microsoft Word bisa menjadi solusi yang tepat. Dengan mail merge, Anda dapat membuat kartu ujian secara otomatis dengan data yang diambil dari spreadsheet atau basis data lainnya. Berikut adalah langkah-langkah cara buat kartu ujian dengan mail merge.
Langkah 1: Persiapkan Data Ujian
Langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah menyiapkan data ujian yang akan digunakan dalam mail merge. Data ini bisa berupa nama siswa, kelas, nomor ujian, dan lain sebagainya. Pastikan data tersebut tersimpan dalam format yang mudah diakses dan dipahami oleh program pengolah kata.
Langkah 2: Buat Template Kartu Ujian
Setelah data ujian siap, langkah selanjutnya adalah membuat template kartu ujian. Template ini akan digunakan sebagai dasar untuk menggabungkan data ujian dengan menggunakan mail merge. Anda bisa menggunakan fitur tabel atau memformat teks dan gambar sesuai dengan kebutuhan.
Langkah 3: Mulai Mail Merge
Setelah template kartu ujian selesai, buka program pengolah kata dan pilih menu “Mailings”. Di dalam menu tersebut, cari dan pilih opsi “Start Mail Merge” kemudian klik “Step by Step Mail Merge Wizard”.
Langkah 4: Pilih Jenis Dokumen
Pada langkah ini, Anda perlu memilih jenis dokumen yang ingin Anda buat. Dalam konteks ini, pilihlah opsi “Labels” karena kartu ujian dapat dianggap sebagai label yang akan dicetak dengan data yang berbeda-beda.
Langkah 5: Pilih Format Label
Setelah memilih jenis dokumen, langkah selanjutnya adalah memilih format label yang sesuai dengan ukuran kartu ujian yang Anda inginkan. Anda dapat mencari ukuran yang sesuai atau membuat format khusus sesuai dengan kebutuhan.
Langkah 6: Pilih Sumber Data
Di langkah ini, pilihlah sumber data yang berisi data ujian yang telah Anda siapkan sebelumnya. Anda dapat memilih opsi “Use an Existing List” jika data ujian tersimpan dalam format spreadsheet, atau pilih opsi “Type New List” jika Anda ingin memasukkan data secara manual.
Langkah 7: Sesuaikan Data
Pada langkah ini, Anda perlu melakukan penyesuaian data agar sesuai dengan template kartu ujian yang telah Anda buat. Anda dapat menambahkan field seperti nama, kelas, atau nomor ujian ke dalam template dengan mengklik opsi “Insert Merge Field”.
Langkah 8: Tampilkan Data
Setelah melakukan penyesuaian data, klik opsi “Preview Results” untuk melihat tampilan kartu ujian dengan data yang telah digabungkan. Pastikan data ditampilkan dengan benar dan sesuai dengan yang Anda harapkan.
Langkah 9: Selesai dan Cetak
Jika tampilan data sudah sesuai, klik opsi “Finish & Merge” dan pilih “Print Documents” untuk mencetak kartu ujian. Anda juga dapat memilih opsi “Edit Individual Documents” jika Anda ingin menyunting kartu ujian sebelum mencetaknya.
Kesimpulan
Menggunakan mail merge dalam program pengolah kata seperti Microsoft Word dapat mempermudah pembuatan kartu ujian. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat kartu ujian dengan mudah dan efisien. Selamat mencoba!