1. Telepon Masuk
Sekretaris (S): Halo, selamat pagi. Ini sekretaris Bapak/Ibu?
Penelepon (P): Ya, ini (nama penelepon) dari (nama perusahaan).
2. Mengucapkan Salam
S: Baik, selamat pagi juga. Ada yang bisa saya bantu?
P: Saya ingin berbicara dengan (nama bos atau pejabat tertentu).
3. Menanyakan Nama dan Perusahaan
S: Tentu, boleh saya tahu nama dan perusahaan Anda?
P: Saya (nama penelepon) dari (nama perusahaan).
4. Menanyakan Alasan Telepon
S: Ada hal apa yang ingin Anda sampaikan kepada (nama bos atau pejabat tertentu)?
P: Saya ingin mengatur jadwal pertemuan dengan (nama bos atau pejabat tertentu).
5. Menawarkan Bantuan
S: Baik, saya akan mencoba membantu Anda. Apakah ada waktu tertentu yang Anda inginkan untuk pertemuan tersebut?
P: Bolehkah saya mengecek jadwal Bapak/Ibu terlebih dahulu?
6. Menunggu
S: Tentu, saya tunggu sebentar.
P: Terima kasih.
7. Menyampaikan Kabar Baik
S: Ada kabar baik, (nama bos atau pejabat tertentu) bisa bertemu dengan Anda pada hari (tanggal) pukul (jam).
P: Baik, terima kasih banyak atas bantuannya.
8. Menanyakan Konfirmasi
S: Apakah Anda bisa mengonfirmasi pertemuan tersebut?
P: Tentu, saya akan segera mengonfirmasi dan mengirimkan email resmi sebagai tanda bukti.
9. Menyampaikan Terima Kasih
S: Terima kasih atas perhatiannya, kami tunggu konfirmasinya.
P: Terima kasih juga, sampai jumpa.
10. Menutup Telepon
S: Sampai jumpa. Selamat hari (tanggal).
P: Selamat hari (tanggal) juga, selamat bekerja.
11. Telepon Masuk (Situasi Urgent)
S: Halo, selamat pagi. Ini sekretaris Bapak/Ibu?
P: Ya, ini (nama penelepon) dari (nama perusahaan).
12. Mengucapkan Salam (Situasi Urgent)
S: Selamat pagi juga. Ada yang bisa saya bantu?
P: Saya mendesak untuk berbicara dengan (nama bos atau pejabat tertentu) segera.
13. Menanyakan Nama dan Perusahaan (Situasi Urgent)
S: Tentu, boleh saya tahu nama dan perusahaan Anda?
P: Saya (nama penelepon) dari (nama perusahaan).
14. Menanyakan Alasan Telepon (Situasi Urgent)
S: Ada hal apa yang ingin Anda sampaikan kepada (nama bos atau pejabat tertentu)?
P: Ada urusan penting yang perlu segera saya sampaikan kepada beliau.
15. Menawarkan Bantuan (Situasi Urgent)
S: Baik, saya akan segera menghubungi (nama bos atau pejabat tertentu). Mohon tunggu sebentar.
P: Terima kasih atas perhatiannya.
16. Menunggu (Situasi Urgent)
S: Mohon tunggu sebentar, saya akan segera menghubungi (nama bos atau pejabat tertentu).
P: Terima kasih.
17. Menyampaikan Kabar Baik (Situasi Urgent)
S: Ada kabar baik, (nama bos atau pejabat tertentu) akan segera menerima panggilan Anda. Silakan menunggu sebentar.
P: Baik, terima kasih banyak atas bantuannya.
18. Menanyakan Konfirmasi (Situasi Urgent)
S: Apakah Anda bisa mengonfirmasi bahwa pesan telah sampai?
P: Saya akan segera mengonfirmasi dan memberikan kabar kepada Anda.
19. Menyampaikan Terima Kasih (Situasi Urgent)
S: Terima kasih atas perhatiannya, kami tunggu kabar dari Anda.
P: Terima kasih juga, sampai jumpa.
20. Menutup Telepon (Situasi Urgent)
S: Sampai jumpa. Semoga urusannya segera terselesaikan.
P: Terima kasih, semoga harimu menyenangkan.
21. Telepon Keluar
S: Halo, berbicara dengan (nama penerima telepon) dari (nama perusahaan).
P: Ya, halo. Ada yang bisa saya bantu?
22. Mengucapkan Salam (Telepon Keluar)
S: Selamat pagi. Saya ingin berbicara dengan (nama penerima telepon).
P: Baik, saya akan mencoba menghubunginya.
23. Menunggu (Telepon Keluar)
S: Terima kasih, saya tunggu.
P: Mohon tunggu sebentar.
24. Menyampaikan Pesan (Telepon Keluar)
S: Bisa Anda sampaikan bahwa (nama penelepon) dari (nama perusahaan) ingin mengatur pertemuan?
P: Baik, saya akan mencatat pesan Anda.
25. Menanyakan Waktu yang Tepat (Telepon Keluar)
S: Bisakah Anda menanyakan kepada (nama penerima telepon) kapan waktu yang tepat untuk pertemuan?
P: Tentu, saya akan segera menghubungi Anda kembali.
26. Menyampaikan Terima Kasih (Telepon Keluar)
S: Terima kasih atas bantuannya, kami tunggu kabar dari Anda.
P: Terima kasih juga, sampai jumpa.
27. Menutup Telepon (Telepon Keluar)
S: Sampai jumpa. Terima kasih dan semoga harimu menyenangkan.
P: Selamat hari (tanggal) juga, semoga harimu menyenangkan.
28. Telepon Keluar (Situasi Urgent)
S: Halo, berbicara dengan (nama penerima telepon) dari (nama perusahaan).
P: Ya, halo. Ada yang bisa saya bantu?
29. Mengucapkan Salam (Situasi Urgent)
S: Selamat pagi. Saya ingin berbicara dengan (nama penerima telepon) segera.
P: Ada masalah yang mendesak?
30. Menyampaikan Pesan (Situasi Urgent)
S: Tolong sampaikan kepada (nama penerima telepon) bahwa ini adalah situasi yang mendesak dan perlu segera ditangani.
P: Saya akan segera menghubungi dan memberikan pesan Anda.
Conclusion
Percakapan dalam bahasa Indonesia saat menerima telepon sebagai seorang sekretaris membutuhkan keterampilan komunikasi yang baik. Menggunakan salam yang sopan dan mengajukan pertanyaan yang tepat akan membantu dalam menjalankan tugas ini. Selain itu, kesabaran dan kemampuan mendengarkan dengan baik juga diperlukan agar informasi yang diterima dapat diproses dengan benar. Dengan mengikuti contoh percakapan di atas, diharapkan para sekretaris dapat menjalankan tugas mereka dengan lancar dan efektif.